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Come organizzare un evento sportivo amatoriale: una guida

L’attività sportiva amatoriale è parte integrante della vita di milioni di persone che intendono coltivare il proprio benessere psicofisico al di fuori di contesti agonistici o professionali. Come stabilito da un decreto emanato del 2013 dal Ministero della Salute, si definisce amatoriale “l’attività ludico-motoria, praticata da soggetti non tesserati alle Federazioni sportive nazionali, alle Discipline associate, agli Enti di promozione sportiva riconosciuti dal CONI, individuale o collettiva, non occasionale, finalizzata al raggiungimento e mantenimento del benessere psico-fisico della persona, non regolamentata da organismi sportivi, ivi compresa l’attività che il soggetto svolge in proprio, al di fuori di rapporti con organizzazioni o soggetti terzi”. Di conseguenza, gli amatori possono fare sport sia privatamente sia nell’ambito di eventi organizzati da enti o strutture preposti alla promozione o allo svolgimento di attività sportiva non professionale. In questo articolo, vediamo come organizzare un evento amatoriale, appena ciò sarà di nuovo possibile, tenendo presente che – per effetto delle disposizioni del DPCM del 13 ottobre 2020 – sono “vietate tutte le gare, le competizioni e tutte le attività connesse agli sport di contatto, come sopra individuati, aventi carattere amatoriale”.

Le tre fasi di un evento sportivo

Qualsiasi evento sportivo, a prescindere dal carattere amatoriale o professionale, si svolge in tre fasi distinte: pianificazione, erogazione e disallestimento. La prima fase coincide con l’organizzazione dell’evento e riguarda gli aspetti tecnici, logistici, organizzativi, amministrativi e promozionali; la seconda, invece, coincide con lo svolgimento dell’evento, secondo una calendarizzazione predefinita e nel rispetto dell’apposito regolamento. La terza fase è prevista solo se l’evento ha richiesto l’allestimento di apposite strutture fisiche.

La data e la location

La prima cosa da fare quando ci si appresta ad organizzare un evento sportivo amatoriale è decidere la data e la location, tenendo presente che la pianificazione deve cominciare con discreto anticipo (da due mesi a un anno, in base alla complessità ed alla portata dell’evento stesso. La data va individuata all’interno del periodo dell’anno più indicato per lo svolgimento dell’attività sportiva; per quanto riguarda la sede dell’evento, anch’essa deve essere un’area o una struttura adeguate alle caratteristiche dello sport che verrà svolto; altre prerogative da tenere in considerazione sono: l’accessibilità rispetto alle principali arterie viarie, la disponibilità di parcheggio e la capacità ricettiva.

Budget e promozione dell’evento

L’erogazione di un evento sportivo comporta dei costi economici, che possono essere in parte assorbiti dalle quote di partecipazione (prassi diffusa per i tornei a squadre). In caso di necessità, può essere utile individuare sponsor e finanziatori, per vendere spazi pubblicitari e coprire i costi logistici, tecnici ed organizzativi. 

Un altro aspetto molto importante per la buona riuscita di un qualsiasi evento sportivo a carattere amatoriale è la promozione: a tal proposito è consigliabile creare un sito web, in cui riportare informazioni, orari, contatti e la calendarizzazione delle attività previste dall’evento. In tal modo, gli aspiranti partecipanti potranno contare su un punto di riferimento autorevole e, eventualmente, inoltrare la propria candidatura, secondo le regole stabilite dagli organizzatori. Per le attività promozionali si possono utilizzare diversi canali: i social, i media, il volantinaggio, oltre al coinvolgimento diretto con associazioni sportive e club sportivi amatoriali. 

La premiazione

La premiazione è uno dei principali incentivi degli eventi amatoriali, dal momento che manifestazioni di questo tipo non danno accesso a risultati sportivi ufficialmente riconosciuti. Trofei e medaglie rappresentano uno stimolo in più per i partecipanti e contribuiscono a conferire all’evento un taglio più professionale, simile a quello degli eventi ufficiali. Affinché i gadget di premiazione risultino adeguati all’evento, non soltanto per l’impatto visivo, è consigliabile affidarsi ad aziende specializzate che offrono un ampio catalogo – come quello di premiazioni.duelle-promotions.com – con soluzioni diversificate per le esigenze più disparate. 

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